仕事を効率的に進めるためには時間管理、すなわちタイムマネジメントが重要です。
どんなに質の高い仕事をしていても、時間をかけすぎてしまうと他の業務に支障をきたし、総合的に良いパフォーマンスができません。しかし、スピードとクオリティのバランスがうまく取れずに、タイムマネジメントがうまくいかないという人は実は多いです。
そこで今回は仕事のパフォーマンスを上げる、時間管理のコツを考えていきたいと思います。
時間管理の必要性とは
仕事のタイムスケジュールを立てる際には、まず自分がしなければならない仕事を洗い出す必要があります。この作業をするだけでも仕事内容やその重要性を整理することができ、優先順位を付けていくことができます。さらにひとつひとつの作業にかかる時間を把握しておくことによって、タイムスケジュールを立てやすくなって、業務を効率化していけます。
反対に時間管理ができていなければ、自分が集中すべき業務を見失い、ミスや納期遅れを招くおそれがあります。また、要領よく自分のタスクをこなしていけず、業務効率が改善されていきません。ミスやトラブルが増えることによってあなたの精神的ストレスが増え、体調不良を起こしてしまうおそれもあるでしょう。そのようなことがないように、一度時間管理の方法を見直すようにしてみてください。タイムマネジメントが苦手と自覚しているのであれば、スタッフや同業者に相談してみるのもひとつの手です。
仕事のタイムスケジュールを立てるコツとは
自分がしなければならない仕事内容を洗い出し、手当たり次第に取り掛かっていくのはあまり賢い方法とは言えません。業務を効率化するためには、タイムスケジュールの立て方にも工夫が必要です。ここからは押さえておきたい時間管理のコツを紹介します。
業務内容に優先順位をつける
まずはあなたがしなければならない業務をすべて洗い出しましょう。この時には「診察」「カルテ整理」などざっくりした内容ではなく、「〇〇さんの診療」「2022年11月分のカルテの整理」など、できる限り詳細に表すようにしてください。業務を細分化することによって、具体的にどれくらいの時間がかかるのかが分かりやすくなります。
それが終わったら、次に優先度の高い業務から順位を付けていきましょう。急ぎの仕事や重要度の高い仕事は上位に、他のスタッフに回せそうな仕事や、まだ先の話は下位にしていくのがコツです。これだけでも頭のなかはかなり整理されます。
どんな仕事でも期限をタイムスケジュールに盛り込む
内容が不明確な仕事や、ちょっとした雑務に対しては、納期や所要時間がアバウトになってしまうことがあります。しかし、これはNG。納期を決めていない仕事は、ついつい後回しにしてしまいがちだからです。所要時間が短い、ちょっとした作業でもたくさん溜まっていくと、結局まとまった時間をとられるようになり、タイムスケジュールが狂ってしまいます。
例えば、タイムスケジュールを立てるわずかな時間もきちんと計算に入れて、計画に盛り込むようにしてください。それこそが狂いのないタイムマネジメントを行うコツです。
諦めたり人に任せたりすることも忘れない
時間は有限であるため、一人の人間が頑張れる時間も限られています。タイムスケジュールの都合上、どうしてもこなせない仕事が出てくることもあるでしょう。そのような場合には、周りのスタッフに仕事を振ったり、スッパリ諦めたりすることも考えるようにしてください。それによって、あなたは自分のコア業務により集中することができるようになります。
タイムスケジュールには余裕を持たせる
短時間でたくさんの業務をこなせるに越したことはありませんが、あまりに詰め込んでしまうとイレギュラーが発生した際に計画が狂ってしまいます。予定管理がうまくいかないと、タイムスケジュールを立てた意味が感じられず、結局継続できないことも。そのようなことがないように、最初からタイムスケジュールを立てる際には、時間に余裕を持って業務を割り振るようにしましょう。空き時間を設けておくことで、イレギュラーにも対応しやすくなります。
スケジュール管理ツールを使用する
複数名のスタッフを雇用している動物病院であれば、みんなで予定を共有できるスケジュール管理ツールを使いましょう。イレギュラーの仕事が発生した際にも、時間に余裕のあるスタッフを確認できれば、すぐに業務を割り振ることができ、スムーズに進めることができます。また、リマインド機能がついているツールを使えば、ダブルブッキングや納期忘れを防ぐことができます。無料で使えるツールも多いので、ぜひ取り入れてみてください。
時間管理が上手な経営者は、周りからの信頼性も高く、円滑な動物病院経営ができるようになります。 今回ご紹介した内容をもとに、タイムスケジュールの立て方を見直してみてはいかがでしょうか。経営改善のヒントが見つかるはずです。
