毎日多くの業務に追われ、本当に大切なことに時間を使えていますか？自信が持てないあなたには『「3か月」の使い方で人生は変わる Googleで学び、シェア№1クラウド会計ソフトfreeeを生み出した「3か月ルール」』という書籍を紹介したいと思います。
クラウド会計ソフトfreeeの生みの親である佐々木大輔氏が著したこの本では、目の前のやるべきことに追われる毎日から抜け出し、わずか3か月で「本当にやりたいこと」を実現するノウハウを紹介しています。
この本で興味深かったのが、佐々木氏は3か月間の行動計画を立てる際に、まずは「参加しないミーティング」「人に任せること」、そして「やらないこと」を先に決めているということ。
やらないことをあえて先に決めておくことによって、かなりの無駄な行動がそぎ落とされ、おのずと「絶対にしなければならないこと」があぶりだされるというのです。
最終的には優先順位の高いものからスケジュールに組み込んでいくと、目標は無理なく達成できると書かれていました。
freee株式会社を100億円集めるまでの会社に成長させた、日本でも有数の起業家である佐々木氏の言葉には説得力がありますよね。
では、この「やらないこと」とはどのように決めていけば良いのでしょうか。
今回はやらないことを決めるコツについて紹介していきたいと思います。
TO DOリストの作成は実は非効率？
『仕事に追われない仕事術マニャーナの法則・完全版』の著者であるマーク・フォースター氏は、タスクマネジメントの定番ツールである「TO DOリスト」の作成を否定しています。その理由としては、「時間を意識せずに、思いついたままにリストアップすると業務効率がかえって悪くなる」「雑用やほんの思いつきもリストに入れてしまい、本当に大切なタスクを見落としてしまう」「タスクがずらっと並ぶリストを見ることで、モチベーションが低下するおそれがある」などを挙げています。
私たちはやるべきことを見極める前に、まずは時間が有限であることを理解し、やらないことから見極めていく必要があるのです。今、TO DOリスト作成を習慣化している方は一旦やめて、やらないことリスト作成に切り替えてみてはいかがでしょうか。
タスクの管理については、以下の記事が参考になるので、ぜひ読んでみてください。
関連記事：すべてのタスクに締め切りを設けてパフォーマンスを上げよう
「やらないことリスト」を作る際のポイント
それでは「やらないことリスト」を作成するポイントを紹介します。
まずはやめることを細かくピックアップする
細かいタスクを書き出しすぎて、本当に重要なことを見落としやすい点はTO DOリストのデメリットです。しかし、やらないことリストを作成する際には、どんなに細かいことでも良いので、まずはやめたいこと・やめると決めたこと・人に任せることをどんどん書き出していく必要があります。不要な業者との長電話、細かすぎる書類整理、形骸化した会議など、日々の業務内容はもちろん、「パソコンのブックマークの整理」など、細かいことでもまったく問題はありません。
良いと思って習慣にしていることでも、「これをやめることは本当にできないのか？」と一度疑ってみましょう。そして「もうこれ以上は出せない」と思うところまで書き出せたら、次に「絶対にやめること」を10個に絞り、それは何があってもやらないと心に決めます。
定期的にこのやらないことリストの見直しを行うと、今のあなたにとって必要なこととそうではないことが明確化され、仕事に取り組みやすくなります。
業務効率を低下させているポイントは、この記事を読めばよくわかりますよ。
他のスタッフに任せられることを考える
やらないことリストを作る際、まずは自分でやらなければならないことと、他のスタッフや業者など、他人に任せられることを分類しましょう。受付業務の一部、清掃、簡単な事務作業などはその代表例です。すべてを自分で抱え込んでしまったがために、業務効率が悪くなってしまう方をよく見かけます。人に頼むのが苦手という方もいますが、これは仕事と割り切って、まかせられるタスクはどんどんリストに追加していきましょう。
人に任せる大切さについては、この記事で詳しく解説していますので、ぜひ参考にしてください。
関連記事：仕事を人に任せるのも仕事のうち！巻き込み力を身につけよう
過去には執着しない
「長年の恒例行事だから」「今年はうまくいきそうな気がするから」など、漠然とした理由でなんとなく続けているタスクはありませんか。売上が上がらない商品の販促、キャンペーンなどがこれにあたります。その思い込みが業務非効率の原因になっているかもしれません。
これまで積み上げてきた実績を大切に思う気持ちは理解できますが、いつまでも同じ状態を維持できるとは限りません。効果の薄い販促物の継続や反響が弱くなってきた施策や、流行が終わったと感じる商品のキャンペーンは、やらないことリストに入れることをおすすめします。
やらないと決めたことは周りと共有する
自分でやらないと決めたことは周りに共有しましょう。理由はふたつあります。ひとつ目は周りに宣言することで、決意を揺るぎないものにすることができるため。そしてもうひとつは、「先生がやってくれると思っていた」というスタッフの思い込みによって発生するミスを予防するためです。自分一人でやらないと決めて満足するのではなく、それを周りに伝えて、他の人にお願いしたいことはきちんとミーティングで共有するなり、リストを掲示するなりして引継ぎをしましょう。
やらないことが思い浮かばないあなたに
これまで私たちは「やらないこと」よりも「やるべきこと」を考える機会のほうが圧倒的に多かったかと思います。新年の抱負や目標も、言ってみれば「TO DOリスト」のひとつです。そのなかでいきなり「やらないことを決めて」と言われても難しいと感じる方も多いでしょう。もしあなたがそのように感じていれば、以下のタスクを検討してみてください。やらないことリストに入れられるかもしれません。
- 1日中メールやSNSをチェックをする
- マルチタスクをする
- 繰り返しの仕事に時間を使う
- タスクの優先順位をつけない
- 不要な会議に出席する
- 診療時間外の個人的な電話対応
「やらないことリスト」の実践方法
「やらないことリスト」を作成したら、いよいよ実践です。まずはリストに挙げた「やらないこと」を意識し、日々の業務から少しずつ排除していきましょう。例えば、「1日中メールチェックをする」と決めたなら、時間を決めてまとめて確認する習慣に変えます。「不要な会議への出席」をやめるなら、本当に必要な会議にのみ参加するよう調整しましょう。
このように「やらないこと」を実践することで、まず実感できるのは時間の有効活用です。これまで無意識に費やしていた時間が空き、本来注力すべき業務、例えば診療スキルの向上、スタッフとのコミュニケーション、経営戦略の立案などに集中できるようになります。
また、無駄なタスクから解放されることで、精神的なストレスも軽減されるでしょう。「やらなければ」というプレッシャーから解放され、より主体的に仕事に取り組めるようになります。最初はつい手を出してしまいそうになることもぐっと我慢して、本当に必要な業務だけに集中すると、驚くほど業務効率がアップするでしょう。
最終的に、「やらないことリスト」の実践は、動物病院全体の生産性向上につながります。獣医師自身が本当に大切な業務に集中できるようになることで、質の高い医療提供、飼い主さんへの丁寧な対応、そして働きがいのある職場環境の実現に貢献できるはずです。ぜひ、作成した「やらないことリスト」を日々の行動に移してみてください。
優先すべき事項とそうではない事項を明確にできている人は強いと、この記事を読めばわかります。最後にぜひ読んでみてください。
