あまりに大きな仕事を担当することになった場合、一体何から手を付けたら良いのかわからずに、途方に暮れた経験がある方は多いのではないでしょうか。
その際にはまず大きな仕事を細分化（タスクブレイク）して、何からどのように取り組めばいいのかを考えてみることをおすすめします。
「タスクブレイクダウン」と呼ばれるこの手法を、どのように動物病院の経営に取り入れていけば良いのか。
今回は自分自身やスタッフの業務効率が悪いと感じているあなたにおすすめしたい、タスクブレイクダウンの手順についてお話ししたいと思います。大きな仕事をスムーズに進めるためには、「分解・優先順位・見える化」の3つを押さえるだけで、どんな業務でも迷わず進められるようになります。
なお、タスク管理の方法については以下の記事も参考にしてください。
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モチベーションを上げるタスクマネジメントとは
ビジネスシーンでよく使われる「タスク」という言葉は、ひとつの仕事のまとまりを指すのではなく、大きなひとつの仕事を構成する実行単位のアクションを意味しています。タスクは「5〜30分程度で完了できる単位」に分解するのが理想です。1時間以上かかるものはさらに細分化することで、着手しやすくなります。例えば「ペットの診療」というひとつの業務を取ってみても、以下のようにさまざまなタスクで構成されているものです。
- 問診表の記入のお願い
- 診察
- 治療や投薬
- カルテの記入
- 会計
業務が大きくなればなるほどさらにタスクを細分化することができるでしょう。このようにタスクを分解して見える化して優先順位を決め、その時々の状況や状態に合わせて対応することを「タスクマネジメント」と呼びます。このタスクマネジメントを行うことで、優先順位を決めやすくなり、業務を効率化できます。小さなタスクをひとつひとつこなしていくことで、大きな仕事でも着実にゴールに向けて前進できるでしょう。
もうひとつタスクマネジメントの効果として、モチベーションの向上が上げられます。大きな仕事を目の前にすると、どうしても煩わしさを感じて後回しにしがちですが、タスクに分けてひとつひとつ消化していけば、確かな達成感を覚えられます。残りのタスクを確認するなかで、「ここまで頑張ったのだから、あと少し頑張ろう」という前向きな気持ちになれるでしょう。
タスクマネジメントの方法
タスクマネジメントを行う際にはいくつかの手順があります。それぞれのステップのポイントをおさえて、スキルを身に付けていきましょう。
仕事を分類する
まずはあなたが担当している業務を分類していきましょう。ペットの診療、スタッフの教育、経理など、大枠で整理していきます。最初に大まかな分類をすることで、タスクを挙げやすくなるものです。
タスクブレイクダウンを行う
ここからがいよいよタスクマネジメントの本番です。業務にひもづくタスクを洗い出し、分解することを「タスクブレイクダウン」と呼びます。全体の細かい手順を書き出したら、次に各タスクの所要時間や難易度を自分基準で考え、ひとつのタスクを終えるのにかかる時間を洗い出しましょう。
さらにタスクブレイクダウンは「HIROEN」を意識して行うことで、スタッフとの連携がとりやすくなり、より業務を効率化しやすくなります。HIROENの内容は以下の通りですが、特にチームで業務を進める場合は、「誰が関わるのか」を明確にすることが重要です。
H（Hear）…誰かに確認すべきこと
I（Inform）…誰かに知らせること
R（Request）…誰かに頼むこと
O（Operate）…誰かが行う作業
E（Examin）…調査・検討を行うこと
N（Negotiate）…誰かと交渉すべきこと
優先順位を決める
タスクが決まったら、重要度や緊急度を考慮したうえで優先順位を決めていきましょう。優先順位を決める際には、「重要度×緊急度」で整理する“アイゼンハワーマトリクス”を活用すると効果的です。
私たちは普段緊急度が高いタスクを優先しがちで、重要ではあるものの緊急度が低いタスクを後回しにしがちです。しかし、ビジネスを成長させていくためには、重要度の高いものも着実にこなしていく必要があります。そのためタスクマネジメントをする際には、緊急度は低く、重要度が高いタスクをどの位置におくのかを慎重に考えましょう。
タスクをこなしていく
ここまでできたら、あとは優先順位の高いタスクからひとつずつこなしていきましょう。もちろんすべて計画通りに進むわけではありません。途中で優先順位が変わったり、緊急のタスクが入ったりすることもあるでしょう。その際には臨機応変に対応し、タスク管理表を修正していけば問題ありません。タスク管理には紙のチェックリストだけでなく、タスク管理アプリや共有ツールを活用するのもおすすめです。複数人での進捗共有がスムーズになります。達成感を覚えるためには、タスクの内容を可視化して、完了するごとに削除していきましょう。タスクを見える化することで、進捗状況が一目で把握でき、チーム全体の動きもスムーズになります。
優先順位の決め方については、以下の記事も参考にしてください。
タスクマネジメントのメリット
タスクマネジメントを行うことによって業務効率化が実現されるだけではなく、達成感を覚えられ、仕事へのモチベーションを高められるでしょう。大きな仕事には尻込みしてしまっても、細分化できていることでひとつひとつのタスクに着手しやすくなり、空き時間を有効活用できるようになります。
さらに大きなメリットとして、タスクブレイクダウンでプロセスを詳細に把握することで、作業の抜け漏れを防止できるという点も挙げられます。タスク表を作成することで院内での情報共有や進捗管理もしやすくなり、万が一の抜け漏れがあってもみんなでフォローできるでしょう。さらに業務の標準化が進むことで、スタッフ教育や引き継ぎも効率化され、組織全体の生産性向上にもつながります。特に動物病院では、診療と並行して多くの業務が発生するため、タスク管理の精度がそのまま院内の生産性に直結します。なお、タスクを細かくしすぎて管理が煩雑になるケースもあるため、適切な粒度を意識することも重要です。
タスク分解が仕事を変える鍵
タスクマネジメントは、単なる業務整理ではなく、仕事の質とスピードを高めるための重要なスキルです。大きな仕事に直面したときこそ、タスクを細分化し、優先順位を明確にすることで、迷いなく行動できるようになります。
また、タスクを見える化することで進捗が把握しやすくなり、チーム全体での連携やフォロー体制も整いやすくなります。結果として、業務の抜け漏れ防止や効率化だけでなく、スタッフの成長や院内の生産性向上にもつながっていくでしょう。
まずは日々の業務を書き出し、小さなタスクから見直してみてください。その積み重ねが、大きな仕事をスムーズに進める力となり、安定した経営基盤の構築にもつながっていきます。
