前回のブログでは、スタンディング会議のメリットと重要性をお伝えしました。
スタンディング会議実施時の条件として、「短時間に設定する」とありましたよね。
スタンディング形式でも、そうではなくても、短時間会議を実施することで業務効率化を実現できる可能性が高まります。
しかし、ただ時間が短ければ良いわけではありません。
ここでは短時間会議のメリットを理解しつつ、効果的に会議を行う方法を紹介していきます。
短時間会議のメリットとは
「人の長々とした話を聞く必要がなくなる」「自分のミスを責められる時間が短くなる」といった個人的な感情以外にも、短時間会議には業務の効率化を実現するさまざまなメリットがあります。順番に見ていきましょう。
残業の発生や長時間労働の予防
長時間の会議を定期的に実施していると、その分本業である動物病院の業務を終わらせるのに時間がかかってしまいます。会議の存在自体が残業や長時間労働の発生の要因になっている可能性もあるでしょう。それをコンパクトにすることで、まとまった時間を本業に回すことができるはずです。頻度は高くなくても、無意味な会議が続いていると感じたら、一度会議形態を見直すようにしてみてください。
時間を意識した行動を取れるようになる
会議が長くなると分かっていると、どうしても集中力が削がれがちです。それも15分だけ、20分ほどと短時間に設定しておけば、終わりが見えているため、集中できるようになります。結果的にそのことが従業員の時間意識を高め、業務への効率的な取り組みを期待できるでしょう。
忙しい人も出席しやすくなる
長時間にも及ぶ会議を設定すると、他の業務を抱えている人や時短勤務をしている人が出席しにくくなります。スタッフ全員からの意見を仰ぎたい時にも、この状態では会議を開催する意味がありませんよね。それも15分、20分と設定しておくことでどのような方も参加しやすくなり、有意義な会議が実践されます。
短時間会議を設定するときのポイント
短時間会議であれば気軽に行えるような気がしますが、実はいくつかのコツがあります。コツを知らずに実施してしまうと、結論が出ないまま終了時間を迎えてしまったり、結局延長してしまったりということに。これでは計画した意味がありませんよね。ここからは短時間会議実施時に押さえておきたいポイントを紹介します。
目的に合わせた会議時間を設定する
5分でも短時間会議になりますし、30分でも短時間会議といえます。すぐに終わる話し合いに30分の会議時間を設定したり、どう考えてもすぐに終わりそうもない話し合いを無理やり10分に設定したりするのは時間配分の誤りです。
Googleではテーマに合わせて5分会議、15分会議と臨機応変に時間を設定していると聞きます。これにならって議題に合わせた会議時間を設定するようにしましょう。
議事録係を決めておく
会議中には、誰かが言ったことにメモを取ることがありますが、これを全員でしていると会議時間がどんどん伸びてしまいます。メモを取る時間をまとめるために、あらかじめ議事録係を一人に決めておき、それ以外の人は話し合いに集中させるようにしましょう。これによって、メモを取る時間の短縮化だけではなく、積極的な意見の出し合いを期待できます。
資料は事前に共有しておく
限られた会議時間では、一人でできる作業を徹底的に省くことをおすすめします。資料を読む時間も、そのなかのひとつです。あらかじめ議題を決めておき、作成した資料は前日までにスタッフ全員へ渡し、目を通しておいてもらいましょう。
この流れをつくることで、会議開始後すぐに意見交換へと移ることができます。これは楽天株式会社が取り入れている方法で、実践したことによってこれまで1時間かかっていた会議時間を、わずか10分にまで短縮することができたそうです。
ファシリテーターを決めておく
ファシリテーターとは、言わば会議の進行役です。進行役不在の会議では、なかなかスタッフからの意見が出なかったり、時間を意識せずに会議が進んでしまったりして、失敗に終わることがあります。
そのようなことがないように、会議ごとにファシリテーターを定め、意見を促してもらうようにしましょう。獣医師のあなた本人がファシリテーターになるのもおすすめです。
時計を用意する
Googleでは大きな時計をプロジェクターに映して、会議終了時間を参加者に意識させているそうです。動物病院でも大きな壁時計を設置して、スタッフ全員と時間を共有するようにしてください。各々がスマホで確認するのではなく、ひとつの時計を全員で意識することが成功のポイントです。
短時間会議を実施することで、これだけたくさんのメリットを感じられます。すでに海外では一般的になっている短時間会議を、ぜひあなたの動物病院にも取り入れてみてください。
