メールチェックや書類の整理といったルーティンワークを、ただ漫然とこなしていませんか？
「やらなければならない」ものであると同時に、単純作業であるルーティンワークには何の工夫もしていないという方が少なくありません。
しかし、毎日行うルーティンワークだからこそ、効率を意識して負担を軽くすべきではないでしょうか。
今回はルーティンワークの見直し方についてお話したいと思います。
業務効率を下げるルーティンワーク
あなたのルーティンワークは、以下の3つにあてはまっていませんか？ひとつでも心当たりがある方は、早急に見直す必要があります。一度チェックしてみてください。
不必要な作業をルーティンワークにしている
良い変化を感じられない作業を続けていたり、ルーティンワークの工程に無駄な手順が含まれていたりすることはありませんか。ルーティンワークが負担と感じる場合、その作業に非効率な内容が含まれているかもしれません。
業務フローが整理されていない
必要なルーティンワークでも、フローが非効率であるためにあなたやスタッフの負担になっている可能性があります。どうにも効率が悪かったり、手順が煩雑だったりするルーティンワークは、一度見直すべきだと考えます。
スタッフのモチベーションを低下させている
スタッフから敬遠されているルーティンワークはありませんか。「誰かがやらないといけないことだから」といって内容を見直さず、押し付け合いの状態になってしまうと、スタッフのモチベーションが低下し、人間関係のトラブルにも発展しかねません。その業務自体をなくすのは難しくても、フローを見直せばいくらかの改善を図ることができます。
効率的なルーティンワークができているスタッフの取り組みを褒めて、院内でノウハウを共有するとそのスタッフの士気が上がりますよ。簡単にできる取り組みですので、ぜひ始めてみてください。
作業効率の悪さが招くトラブルについては、以下の記事をぜひ読んでみてください。
関連記事：時間泥棒をする人の特徴と仕事を知って対策を考えてみよう
ルーティンワークを効果的に行う手順
ルーティンワークを効率化する方法がわからないという方のために、ここからは効果的な手順と考え方のポイントを紹介します。こちらの内容をもとに、一度各フローを見直してみてください。
ルーティンワークの内容を決める
まずは必要なルーティンワークとそうではないものを分けて整理しましょう。日々何となくで取り組んでいる業務も、じっくり考えてみると不要なことに気づくかもしれません。
ルーティンワークというと、メールチェックや書類の作成、名刺の管理、経費精算といった事務作業が思い浮かぶかもしれませんが、会議やミーティングなどの定例会もルーティンワークに含まれます。
これといった議題も解決策も出ないのに、「定例だから」という理由で会議を続けている状態は、大きな時間のロスです。今あなたの動物病院で会議の機会が多いのであれば、間隔を開けてみてはいかがでしょうか。
効率的な会議の開き方については、以下の記事を参考にしてください。
関連記事：会議は事前準備が命！効率良く進めるために押さえておきたい手順
また、業務ではないものの、もうひとつ大きなルーティンワークとして掃除が挙げられます。この掃除の取り組み方はスタッフによって大きく異なるため、一度掃除場所や方法を見直してみることをおすすめします。
作業内容と流れを整理する
必要なルーティンワークが固まったら、それらひとつひとつのフローを確認しましょう。内容を具体化することによって、問題点や改善のポイントが見えてくるはずです。
ツールやアウトソーシングを決める
効率が悪い作業や、人手不足で十分に手が回っていない作業は、便利なツールに頼ったり、外注したりするのもひとつの手です。AI化・IT化が進む昨今は、文書作成をChat-GPTなどの生成AIに任せたり、名刺管理にクラウドサービスを導入したり、経費精算に会計ソフトを使用したりする企業も増えてきています。
アウトソーシングするとなればコストがかかるため、費用対効果を考えながら決断をしましょう。定期的に発生する請求処理や契約関係・帳票の発行といったコア業務であれば、外注化すると余裕が生まれてきます。
専門知識がなくてもできる単純作業のルーティンワークは、一度マニュアルを作成してスタッフに共有し、誰もが効率よく取り組める工夫を図るのもおすすめです。
アウトソーシングの考え方については、以下の記事も読んでみてください。
関連記事：プロにアウトソーシングして業務の効率化をはかることも重要
ルーティンワークを効率化するポイント
ルーティンワークを見直すときには、いくつかのポイントがあります。ここでは特に押さえておきたいポイントをまとめて紹介します。
担当者のノウハウを共有する
ルーティンワークの作業効率を上げるためには、最も効率的な方法を院内全体に共有するようにしてください。同じに見えるルーティンワークでも一人ひとりでやり方は異なるもので、それゆえに複雑なルーティンワークではトラブルが発生する可能性もあります。
このような事態を防ぐためにも、一度各担当者による業務の進め方や留意点を共有し、最も良いと思われる方法は院内で統一するようにしてください。
優先順位を決めても左右されない
リストアップしたルーティンワークは、重要度や緊急度に応じて優先順位をつけていく必要があります。そして一日の始まりにその日のスケジュールをスタッフ全員で確認し、順位の高いタスクから取り組むようにしましょう。
この時に大切なのは、優先順位に左右されてはならないということです。その時その時の状況に応じて、柔軟に対応できるような姿勢が求められます。
集中力を維持できるように努める
「いつもやっていることだから」と惰性で取り組みがちなのが、ルーティンワークの落とし穴です。気を抜くと思わぬトラブルを引き起こしてしまうことがあるでしょう。そのようなときにおすすめしたいのが、25分集中して5分休憩するという「ポモドーロ・テクニック」です。この時間管理方法を採用することで、メリハリをつけて仕事をこなせるようになります。
また、作業中に邪魔が入らないように、ルーティンワーク中は電話の通知をオフにしたり、スタッフからの声掛けをストップしたりするとより集中できるようになります。
定期的にルーティンワークを見直す
ルーティンワークは時と場合によって求められる内容が変わってきます。そのため、定期的に見直しを行い、今行っているルーティンワークは本当に必要かどうかをみんなでチェックし合いましょう。定期的に入れ替えることで新鮮な空気が保たれ、集中しやすくなります。見直す際には各タスクにかかる時間を見積もり、スケジュールに組み込むようにするとより業務効率を改善できるでしょう。
ルーティンワークを「何となく」でこなしている方もいますが、タスク完了時に自分を褒めたり、小さなご褒美を用意したりすると、モチベーションアップを期待できます。また、長期的な目標を設定し、その目標の進捗状況を都度確認すると、ルーティンワークに対して、高い意識を持てるようになるでしょう。今回紹介したポイントを実践することで、ルーティンワークを効率的にこなせるようになり、生産性の向上にもつなげられるでしょう。ぜひ試してみてください。
