仕事の場でメモを取る習慣を身に付けると、重要事項をいつでも確認できますし、脳内メモリの消費を抑えることができます。
しかし、仕事に活かせるメモを取れなければ、ただの「メモ魔」で終わってしまいます。
今回は仕事でメモを使う大切さとあわせて、NG行為についても触れていきます。ぜひ参考にしてください。
仕事でメモを取る意義とベストなタイミング
「メモを取らなければならないと思っていてもついタイミングを逃してしまった」という方もいれば、「一所懸命メモを取ったけれど、結局使わなかった」という経験をお持ちの方もいるかと思います。ここでは仕事でメモを取る必要性と取るべきタイミングについて考えていきます。
情報を整理・保存したいとき
メモは情報を整理し、保存するための効果的な手段です。重要なデータやアイデア、スケジュールなどをメモに残すことで、あとで必要になった時にすぐ情報を引き出せます。良いアイデアを思いついたり、新たな学びを得たりしたときには、後で忘れてしまわないように、すぐメモを取りましょう。
計画を立てて優先順位を決めるとき
タスクやプロジェクトを整理し、優先順位をつけたいときにもメモが役立ちます。これによって重要な仕事を見逃すことなく、計画的かつ効果的に業務を遂行できるようになるでしょう。
コミュニケーションをサポートするとき
会議や飼い主さんとの会話、電話でのやりとりなどで重要な情報は、メモを取ることでコミュニケーション効果を高められます。メモを通じて正確な情報を共有できますし、伝達ミスや誤解を防ぐことにもつながります。
業務の進捗と目標達成率を確認したいとき
メモを使って日々の進捗や目標の達成度を記録することで、評価や改善点の発見ができるようになります。そこから見える成果や失敗から、次回の目標設定や改善方法を考えられるはずです。自分自身はもちろん、スタッフの教育を行う際にもメモは忘れずに取りましょう。
ストレスの軽減
メモを使って情報やタスクを整理することで頭の中は自然と整理され、脳のストレスをいくらか軽減できるでしょう。「大切なことを忘れてしまうかもしれない」という心配をなくすことによって、心理的な安心感が得られます。
こんなメモの取り方はNG
効果的なメモの取り方とは対照的に、ダメなメモの取り方にはいくつかの特徴があります。ここからは、避けるべきメモの取り方をいくつか紹介します。
不明確でわかりづらい内容
メモの内容が具体的ではなく、曖昧な表現ばかりだと、読み直したときに正確な情報を理解しづらくなります。具体的な事実や詳細、わかりやすい数字を中心にメモを取るようにしましょう。
整理されていない状態
整理されていないメモからは、あとで情報を見つけるのが難しくなります。メモの量が多くなる場合、できる限りタイトルやセクションを使って整理し、関連する情報をまとめるように心がけましょう。
重要な情報の欠落
本当に必要な情報をメモできていなければ、メモの意味がありません。必要な情報を漏らすことがないように、ただ機械的にメモを取るのではなく、本当に必要な情報を頭の中で整理しつつ書き込むようにしましょう。
グループ化されていない状態
仕事やプライベート、アイデアやタスクなど、異なるコンセプトやテーマが混在するメモは、整理が難しくなりがちです。そのような場合、関連するメモ同士をグループ化して整理するようにしてください。
専門用語や略語の乱用
メモには誰が読んでも理解できるように、わかりやすい言葉を選んで書き取ることが重要です。不明確な略語や専門用語を使うと、他の人が理解しづらくなるため、柔らかく簡潔な言葉を使ってメモをするようにしましょう。時間がない場合には略語を使うのもありですが、すぐに忘れてしまいそうな内容は、すぐに読み直して補足を入れておきましょう。
冗長なメモ
長すぎるメモは、後で読み返すのが面倒くさくなるものです。整理をするにも時間がかかります。メモを取るときには本当に必要な情報だけをピックアップして、簡潔にまとめましょう。不要となった項目は斜線を引いておくと整理しやすくなります。
メモを取りっぱなしの状態
メモを取ったままの状態で振り返りを行わなければ、情報が蓄積されるだけで、役には立ちません。定期的にメモを振り返り、必要な情報を把握するようにしてください。そして不要になったり、取り込んだりしたメモは整理していきましょう。情報が整理されると脳内の消費メモリも抑えられるはずです。
メモの重要性を理解しつつも、ついメモを取りっぱなしの状態になっている方や、何でもかんでも記録してしまっている方が少なくありません。仕事に欠かせないメモだからこそ、正しい取り方を覚えて仕事に活かしましょう。スタッフにメモの取り方を教えるときには、ぜひ今回のブログを参考にしてください。
