動物病院の会議におけるプレゼンのルールシリーズ、今回は第2弾です。
前回はプレゼン時の理想的な姿勢についてお話ししましたが、今回はプレゼンにかける時間について考えてみたいと思います。
みなさんはプレゼンにかける理想的な時間は何分程度だと考えますか。
一般的にはパワーポイントのスライド1枚を説明するにあたり、約3～5分の説明時間が理想とされています。
これ以上長くなると聞いている人の集中力が途切れやすくなり、冗長な印象になってしまうためです。
それもスライドが切り替わるタイミングで話を一旦終えれば、人の集中力を持続させることができます。
ソフトバンクは、一件当たりのプレゼン時間を3分と定めていることで有名です。
限られた時間内に効率的かつ効果的なプレゼンをするためには、どのような工夫を施せば良いのでしょうか。
今回はプレゼンの構成方法について考えていきましょう。
ショートプレゼンで犯しがちな失敗と対策
みなさんは「5分のプレゼン」をどのように捉えていますか。一見短いと感じるかもしれませんが、実際に試してみると3分や5分という時間は想像以上に長く感じることがあります。これは自分の言いたいことが、特にないという人にありがちな状態です。
もちろん反対に時間が限られていて、話をまとめきれないという人もいるでしょう。その場合には、自分の言いたいことが整理しきれておらず、不要な情報まで詰め込んでしまっている可能性が考えられます。
人は1分の間に300文字程度を発するといわれています。つまり5分でプレゼンをするためには、1,500文字程度の文字量におさめなければなりません。限られた時間で本当に重要なことを伝えるためには、あらかじめ話の方向性を固めて、内容を精査しておく必要があります。
5分間で聞き手に興味を持ってもらうためには
わずか3分、ないしは5分の間に聞き手から興味を持ってもらうためには、いくつかのポイントがあります。ここからはプレゼンの構成を考える時に押さえておきたいポイントを紹介します。
メリットや結論を先に言う
プレゼンは発声者の第一声が非常に重要です。その内容次第で良くも悪くもプレゼンの方向性が決まってしまいます。参加者から興味を持ってもらうためには、まずそのプレゼンを聞くことで得られるメリットや結論をはじめに打ち明けるようにしましょう。確実に参加者の興味・関心を引き出すことができます。その後は「なぜそのメリットや効果が得られるのか」と、「理由」を説明しましょう。さらに参加者は話にのめり込むようになります。
プレゼンの最終目的は「アクション」、つまり行動喚起にあります。次への行動へとつなげるために、参加者の「あるべき姿」を想像させる話をしましょう。理想的な将来の姿をイメージさせることで、行動を喚起しやすくなるはずです。
焦りはNG！話すスピードと間を大切に
短時間で話したいことすべてを伝えようとすると、人はどうしても早口になる傾向があります。 焦る気持ちが前面に出てしまうのですね。また話の間を全くおかずに、ひたすら話し続ける人も少なくありません。全てを伝えたつもりでも、この状態では参加者に届いているとは言えないでしょう。
「話すスピードが早すぎて、何が言いたいのかよくわからなかった」「話を聞き取るのに精一杯で、自分の意見を考える時間がなかった」という人が続出するはずです。
多少時間をオーバーしたとしても、声のトーンは変えずに、人が聞き取りやすいと思える速さを意識して話を展開しましょう。重要なポイントはゆっくり話し、人に想像してもらいたいときには、3秒程度の間をおくようにしてください。
前回のブログでお話ししたように、人は話す内容よりも声の大きさや速さといった聴覚情報を重視しているものです。必ず聞き取りやすさを意識するようにしてください。
プレゼンのテーマはひとつに絞り込む
限られた時間内に、自分の言いたいことをすべて詰め込もうとするのは危険です。早口になってしまったり、ひとつひとつのテーマの深掘りができていなかったりして、質の低いプレゼンになってしまうことも。
3～5分のプレゼン時間であれば、まずテーマをひとつに絞り込みましょう。資料に書かれていることは、わざわざすべて口頭で説明する必要はありません。本当に重要なポイントだけに絞り込んで話すようにしてください。補足資料を見て納得してもらえるように、会議資料は情報の漏れがないように作成しましょう。
プレゼン時間を短く区切ると、参加者も集中して話を聞けるようになります。会議の短時間化にもつながり、いいことづくめです。社内プレゼンを計画する際には長くても5分とし、メリハリのある会議を目指しましょう。短時間のプレゼンであれば、いつも顔を合わせているスタッフ同士の会議であっても、緊張感を持続させられます。
