効果的なメモの使用は仕事のパフォーマンス向上につながる

仕事の場でメモを取る習慣を身につけることは、情報を確実に残せるだけでなく、脳の認知負荷を軽減し、本来集中すべき業務に思考を回せるようにするための大切な行動です。しかし、ただ何でも書き留めるだけでは“メモ魔”で終わってしまい、仕事に活かすことはできません。

今回は、仕事でメモを使う意義と、やりがちなNG行為を整理して紹介します。あなたのメモ習慣を見直す際に、ぜひ参考にしてください。

仕事でメモを取る意義とベストなタイミング

「メモを取らなければならないと思っていてもついタイミングを逃してしまった」という方もいれば、「一所懸命メモを取ったけれど、結局使わなかった」という経験をお持ちの方もいるかと思います。ここでは仕事でメモを取る必要性と取るべきタイミングについて考えていきます。

情報を整理・保存したいとき

メモは情報を整理し、保存するための効果的な手段です。重要なデータやアイデア、スケジュールなどをメモに残すことで、あとで必要になった時にすぐ情報を引き出せます。良いアイデアを思いついたり、新たな学びを得たりしたときには、後で忘れてしまわないように、すぐメモを取りましょう。

計画を立てて優先順位を決めるとき

タスク管理やプロジェクト計画を組む際、メモは思考の整理に欠かせません。書き出すことで、重要度や緊急度の判断がしやすくなり、仕事の抜け漏れも防げます。

メモは「頭の中を見える化するツール」であり、複雑な業務ほど、紙やアプリに「外出し」することが成果につながるはずです。ルーティンワークを見直すきっかけにもなるので、ぜひ以下の記事を合わせてお読みください。

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コミュニケーションを正確にしたいとき

会議や飼い主さんとの会話、電話でのやりとりなどで重要な情報は、メモを取ることでコミュニケーション効果を高められます。メモを通じて正確な情報を共有できますし、伝達ミスや誤解を防ぐことにもつながります。ビジネスの現場で起こりがちな「言った・言わない」も解消できるでしょう。

業務の進捗と目標達成率を確認したいとき

メモを使って日々の進捗や目標の達成度を記録することで、評価や改善点の発見ができるようになります。そこから見える成果や失敗から、次回の目標設定や改善方法を考えられるはずです。自分の成長記録としても役立ちますし、スタッフ指導をする立場であれば、共有資料としても活用できます。

ストレスの軽減

メモを使って情報やタスクを整理することで頭の中は自然と整理され、脳のストレスをいくらか軽減できるでしょう。「大切なことを忘れてしまうかもしれない」という心配をなくすことによって、心理的な安心感が得られます。

こんなメモの取り方はNG

効果的なメモとは対照的に、仕事の質を下げてしまう「悪いメモの取り方」も存在します。ここからは、避けるべきメモの取り方をいくつか紹介します。

特に会議の際には、メモを取る機会も多くなるかと思います。その際のポイントについては、以下の記事を参考にしてください。

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不明確でわかりづらい内容

メモの内容が具体的ではなく、曖昧な表現ばかりだと、読み直したときに正確な情報を理解しづらくなります。「数値」「事実」「固有名詞」など、具体的な情報を中心に書き残しましょう。

整理されていない状態

整理されていないメモからは、あとで情報を見つけるのが難しくなります。メモの量が多くなる場合、タイトルや日付、簡単な仕切りを入れ、構造的に整理しておくことが大切です。

重要な情報の欠落

本当に必要な情報をメモできていなければ、メモの意味がありません。必要な情報を漏らすことがないように、ただ機械的にメモを取るのではなく、本当に必要な情報を頭の中で整理しつつ書き込むようにしましょう。話を聞きながら、「今回の目的」「結論に必要な要素」を意識して書き残すのがコツです。

グループ化されていない状態

仕事やプライベート、アイデアやタスクなど、異なるコンセプトやテーマが混在するメモは、整理が難しくなりがちです。そのような場合、関連するメモ同士をグループ化して整理するようにしてください。

専門用語や略語の乱用

メモには誰が読んでも理解できるように、わかりやすい言葉を選んで書き取ることが重要です。自分だけが理解できる略語や省略表現を使いすぎると、後で読み返したときに意味が分からなくなるため、簡潔な言葉を使ってメモをするようにしましょう。時間がない場合には略語を使うのもありですが、すぐに忘れてしまいそうな内容は、すぐに読み直して補足を入れておきましょう。

冗長なメモ

長すぎるメモは、後で読み返すのが面倒くさくなるものです。整理をするにも時間がかかります。メモを取るときには本当に必要な情報だけをピックアップして、簡潔にまとめましょう。不要となった項目は斜線を引いておくと整理しやすくなります。

メモを取りっぱなしの状態

メモを取ったままの状態で振り返りを行わなければ、情報が蓄積されるだけで、役には立ちません。

• 毎日5分の振り返り

• 週に一度のメモ整理

• 必要な情報だけの転記

こうした習慣化が重要です。情報が整理されると脳内の消費メモリも抑えられます。

メモの重要性を理解しつつも、書きっぱなしになってしまう人や、むやみに情報を詰め込んでしまう人は少なくありません。しかし、仕事に欠かせないツールだからこそ、「整理する・使う」ことを意識し、成果につながるメモ習慣を身につけていく必要があると考えます。

まずは今日の業務から、「3行だけのメモ」でも構いません。小さな習慣が、大きなパフォーマンス向上につながります。スタッフ指導の際にも、ぜひ本記事のポイントを活用してみてください。