あなたは仕事の結果に関わらず、自分がこなしたタスクのプロセスを振り返っていますか？
目の前のタスクに追われて、過去の仕事を振り返っている時間が持てないという人も多いかと思います。
しかし、求めている結果が出せなかったタスクの振り返りをしなければ、失敗の原因がつかめずに、また同じ失敗をしてしまうおそれがあります。
たとえ成功したタスクであっても、成功した要因がどこにあるのかを把握できていなければ今後に活かせず、成長できない可能性があるのです。
ひとつのタスクを終えた時には、そのプロセスを確認してどこが良かったのか、また悪かったのかを振り返るようにしましょう。
今回はプロセスを振り返る手順についてみていきたいと思います。
なぜ仕事でプロセスを振り返るべきなのか？
仕事でプロセスを振り返るメリットは少なくありません。あなた個人のスキルアップはもちろん、動物病院というチーム全体が成長する機会となります。業務を効率化させるために、非常に重要なフローと言えるでしょう。
課題の発見につながる
業務のプロセスを振り返ることによって、潜在的な問題点や課題が見えてくるはずです。思うような結果が出なかった企画では、プロセスを確認することで、今後同じ過ちを繰り返さないための改善策を講じることができるでしょう。また、課題を発見する方法については、以下の記事もぜひ参考にしてみてください。
成果を最大化できる
成功を収められたタスクやプロジェクトこそ、一度プロセスを振り返ってみましょう。工程内で選択した効率的な方法やベストプラクティスを特定できれば、今後の業務にも応用することができ、仕事の成果を最大化できるようになります。
個人の学びと成長につながる
業務の振り返りを通じて、プロセスの欠点や改善点を特定し、次回の教訓にすることは、院内全体だけではなく、個人の成長の機会にもつながるはずです。スタッフ全員で行う振り返りは、従業員教育の点から見てもメリットがあります。
院内のコミュニケーションがスムーズになる
プロセスの振り返りは、あなた一人ではなく、チームで行うことをおすすめします。それによってスタッフ全体が課題を認識できるようになり、目的意識を持ってひとつひとつの業務に取り組めるようになります。課題や良かった点を共有するなかで、コミュニケーションも取りやすくなるはずです。
振り返りの大切さについては、以下の記事でも説明していますのでぜひ参考にしてください。
プロセスマネジメントに基づいて振り返りをしよう
業務フローがなく、仕事が属人化してしまうとどこに問題点があるのかがわかりづらくなります。そのようなことがないように、業務プロセスの洗い出しを行って分析し、最大限の成果が出るように改善を図ることを「プロセスマネジメント」と呼びます。
それぞれのプロセスを明確にすることで、各プロセスのどこに問題があるかをすぐに発見できるようになり、目標を立てやすくなるところがプロセスマネジメントのメリットです。
理想的なプロセスマネジメントの流れは？
プロセスマネジメントは、専門的な知識がなくても以下の流れにそって行うことである程度目的が完了します。ここからはプロセスマネジメントの流れをひとつずつ見ていきましょう。
①業務の洗い出しを行う
まずはあなたの動物病院で行っている全ての業務を洗い出しましょう。あなた自身が行っている業務は紙に書くなどして一覧化し、他のスタッフが行っている業務はヒアリングやアンケートを取るなどして、現在のプロセスを確認していきます。
②フローチャートで業務を可視化する
すべての業務を洗い出すことができたら、フローチャートや手順書を作成して業務プロセスが誰にでもわかるようにしましょう。必要であれば各プロセスの細かい注意点などを書き込むと、より具体的な業務内容が伝わるようになります。
③目標を設定する
次に、プロセスごとの目標を設定していきます。達成のために必要な行動計画や戦略を立てて、具体的なタスクや期限を決めていきましょう。このステップの読みが甘いと、思うように計画が進まないおそれがあるため、メンバーを巻き込んで徹底的に考えてみましょう。
目標の設定方法については以下の記事でも触れていますので、ぜひ参考にしてください。
④優先順位付け
計画を立て終わったら、いくつか出したタスクに優先順位をつけ、より重要度が高いタスクから集中的に取り組んでいきましょう。
⑤計画の実行
目標を達成するためには、効率的な時間の使い方を心がけて、効率よく進めていきましょう。よく言われるPDCAを意識して、目標が未達であれば現状とのギャップの要因を分析し、新しい目標を決定していきます。
院内全体で取り組むタスクはスタッフ同士で協力し合い、情報共有をしながら継続的な取り組みを怠らないようにしてください。
⑥成果の評価
キャンペーンの期日が来たり、一定の成果が出たタイミングで結果を振り返ってみましょう。この時には反省点や改善点を洗い出し、次回に活かしていくことが大切です。
プロセスの振り返りのポイント
仕事のプロセスを振り返る際には客観的かつポジティブな視点を持ちつつ、全体像を捉えることが重要です。ここでは振り返りにおいて知っておきたいポイントを紹介します。
客観的に見る
振り返り時には、感情や主観的な考えを排除して、客観的に仕事のプロセスを見直すことが重要です。客観的な視点を持つことで、問題点や改善点をブレなく見つけ出せるようになります。
客観的に振り返ることの大切さについては、以下の記事もぜひ読んでみてください。きっと参考になるはずです。
自己責任を意識する
プロセスの振り返りでは、自分自身の責任や行動をしっかりと省みる必要があります。過ちや失敗をタイミングや人のせいにするのではなく、「自分の見通しが甘かった。次からはもっと現実的な目標を設定しよう」などと考える姿勢が重要です。
全体像を捉える
プロセスの振り返りでは、単一の出来事や部分的な問題だけでなく、全体の流れや関連要素を把握して、改善点を見つけるようにしましょう。部分的な改善だけでは、全体を見た時にいびつな構造になってしまうことがあります。フローを全体的に見直して、最もスムーズだと感じるプロセスに組み直しましょう。
もし、今あなたが経営に課題を感じているようであれば、以下の記事も大変参考になりますよ。
関連記事：動物病院の経営に行き詰まったら課題を見つけて現状を把握しよう
プロセスの振り返りは、問題点や改善点を見つけることが目的ですが、決してネガティブにはならず、ポジティブな視点を持つことが重要です。成功したポイントは素直な気持ちで評価し、前向きな気持ちで次に活かすようにしましょう。その姿勢で振り返りを行えば、スタッフのモチベーションも上がるはずです。
